英語会議で話の大筋は分かった。でも終了後に「私が送るのは初稿？ 完成版？」「金曜までって、何時？」と迷う。誰かがやるだろうと思っていた作業が、次の会議まで止まってしまう。
会議の終わりに、次の作業を一つだけ選び、担当・成果物・期限を確認しましょう。全部を要約しようとせず、自分が動くために足りない情報を埋めるのが最初の一歩です。
終了前に四つの欄を埋める
手元に次の表を用意します。分からない欄には推測を書かず「未確認」と残します。
| 項目 | 記入例 | 足りなければ確認すること |
|---|---|---|
| 担当 | 自分 | 誰が作業し、誰が受け取るか |
| 成果物 | 修正した初稿 | 初稿か完成版か、対象の範囲 |
| 期限 | 10月2日、日本時間15時 | 日付・時刻・タイムゾーン |
| 未確定事項 | 図の差し替え要否 | 誰がいつまでに回答するか |
これは架空の仕事場面です。自分の業務では社内の決め方に合わせ、相手の担当を勝手に確定しないようにします。
空欄を一つずつ聞く短い英文
| 確認したいこと | 英文 | 意味 |
|---|---|---|
| 担当 | Just to confirm, who will send the revised draft? | 確認ですが、修正した初稿は誰が送りますか |
| 完成度 | Do we need the first draft or the final version? | 初稿と完成版のどちらが必要ですか |
| 期限 | What is the deadline? | 期限はいつですか |
| 時差 | Is that 3 p.m. Japan time on October 2? | 10月2日の日本時間15時ですか |
| 残る疑問 | Do we need to replace the chart? | 図を差し替える必要はありますか |
答えを聞いてから、自分の作業なら「I'll send the revised draft by 3 p.m. Japan time on October 2.」と復唱します。相手から変更があればその場でメモを直します。
期限に間に合うか不明なら、引き受けたことにせず「I'll check whether I can meet that deadline and reply by noon tomorrow.」のように、確認して返答する時点を伝えます。明日の正午が双方で曖昧になる場合は日付とタイムゾーンも加えます。
会議の終わりに使う会話の完成例
以下は自作の例です。Aが資料を修正し、Bが図の差し替え要否を確認する場面です。
- A: Before we finish, can I confirm the next steps?
- B: Sure. Please send the revised draft on Friday.
- A: Do we need the first draft or the final version?
- B: The first draft. We can review it before finalizing it.
- A: Is the deadline 3 p.m. Japan time on October 2?
- B: Yes.
- A: Do we need to replace the chart?
- B: I'll check and let you know by noon on October 1, Japan time.
- A: Thanks. I'll send the revised first draft by 3 p.m. Japan time on October 2.
「次の作業を確認してもいいですか」と始め、足りない情報を二つ聞き、最後に自分の担当だけを復唱しています。長い説明を足す必要はありません。
決まったことと未確定のことを分けて残す
会議後は同じ表を共有メモに移します。未確定事項は、決定事項の中に紛れ込ませないようにします。
| 状態 | 内容 | 担当と期限 |
|---|---|---|
| 決定 | 修正した初稿を送る | A、10月2日15時、日本時間 |
| 確認待ち | 図を差し替えるか回答する | B、10月1日正午、日本時間 |
初稿を完成版と書き換えたり、図の差し替えを決定扱いにしたりしないことが大切です。共有後に食い違いが分かったら、作業を進める前に相手へ確認します。
日時の英文が不安なら、British Councilの予定調整メールの教材で、曜日にはon、時刻にはatを使う例を確認できます。上の担当確認の表と会話は、この教材の転載ではなく本記事用に作ったものです。
一人でできる準備と、相手がいる練習を分ける
まず次の会議の作業を一つ選び、四つの欄と質問を手元に書きます。会議後に英文メールへまとめたい場合は、仕事メールの五項目メモと完成例も使えます。
準備した文は読めるのに、相手の返答を聞くと次の質問が出ない。その段階では、返答を受けて空欄を埋める練習相手が役に立ちます。レッスンを検討するなら、仕事の場面を無料体験で確認する手順へ進み、自分が必要なやり取りを練習できるか確かめてください。練習には架空の案件を使い、社外へ出せない業務情報は持ち込みません。
今日することは一つです。次の作業の「担当・成果物・期限・未確定事項」を書き、空欄に対応する質問を一文用意してください。
情報確認日：2026年9月29日。